Onboarding automatizado con n8n y WhatsApp: guia paso a paso

Objetivo

Reducir el onboarding manual de alumnos despues del pago: alta, bienvenida, acceso, ficha en CRM y primer seguimiento.

Como coach o formador, probablemente repites tareas como:

• Enviar accesos a plataformas tras el pago.
• Dar la bienvenida manualmente por WhatsApp.
• Recordar fechas de inicio.
• Gestionar formularios de datos iniciales.
• Hacer seguimiento de los primeros pasos.

Stack necesario

• n8n Cloud: orquestacion del flujo.
• Clientify: CRM con WhatsApp y seguimiento comercial.
• Plataforma de pagos: Stripe, PayPal o similar.
• Google Sheets o Notion: base auxiliar opcional.

Diagrama del flujo

Pago confirmado
↓
Webhook en n8n
↓
Validacion de datos
↓
Contacto en CRM
↓
WhatsApp de bienvenida
↓
Accesos y seguimiento

Resumen del flujo en 3 fases

1. Captura del pago y datos del alumno.
2. Creacion del contacto, etiquetas y acceso.
3. Bienvenida, recordatorio y seguimiento inicial.

Implementacion paso a paso

Paso 1: configurar webhook de pagos en n8n

1. Crea un nuevo workflow en n8n Cloud.
2. Anade un nodo Webhook.
3. Configura tu plataforma de pagos para enviar notificaciones a esa URL.

{
  "path": "/payment-webhook",
  "httpMethod": "POST",
  "responseMode": "onReceived"
}

Paso 2: validar y procesar datos del pago

Anade un nodo de codigo para comprobar que el pago se ha completado y extraer datos utiles.

if ($input.first().json.status !== "completed") {
  return [];
}

const customer = {
  name: $input.first().json.customer.name,
  email: $input.first().json.customer.email,
  phone: $input.first().json.customer.phone,
  product: $input.first().json.product.name,
  amount: $input.first().json.amount
};

return [customer];

Paso 3: crear contacto en Clientify

El objetivo es que cada nuevo alumno entre con etiquetas claras para poder medir y hacer seguimiento.

{
  "method": "POST",
  "url": "https://api.clientify.com/v1/contacts",
  "headers": {
    "Authorization": "Bearer TU_API_KEY",
    "Content-Type": "application/json"
  },
  "body": {
    "name": "{{ $json.name }}",
    "email": "{{ $json.email }}",
    "phone": "{{ $json.phone }}",
    "tags": ["alumno-{{ $json.product }}", "onboarding-activo"]
  }
}

Paso 4: enviar bienvenida por WhatsApp

Usa una plantilla aprobada y evita mensajes opacos si hay IA o automatizacion en la conversacion.

{
  "method": "POST",
  "url": "https://graph.facebook.com/v18.0/YOUR_PHONE_ID/messages",
  "headers": {
    "Authorization": "Bearer YOUR_WHATSAPP_TOKEN",
    "Content-Type": "application/json"
  },
  "body": {
    "messaging_product": "whatsapp",
    "to": "{{ $json.phone }}",
    "type": "template",
    "template": {
      "name": "bienvenida_curso",
      "language": { "code": "es" }
    }
  }
}

Paso 5: crear accesos

Si usas Thinkific u otro LMS, conecta el alta del usuario a partir del email y el producto comprado. Mantiene un log de errores para no dejar alumnos sin acceso.

Paso 6: programar seguimiento

Anade un nodo Wait y un mensaje de seguimiento 24-48 horas despues. El contenido debe ayudar, no parecer una secuencia automatica sin contexto.

Seguridad y privacidad

• Guarda consentimientos explicitos.
• Usa HTTPS en todas las conexiones.
• No guardes API keys en texto visible.
• Mantiene logs de actividad y errores.
• Documenta cuando hay IA o automatizacion en el primer punto de contacto.

Beneficios esperables si el flujo esta bien configurado

• Menos tareas manuales tras cada venta.
• Onboarding mas consistente.
• Menos olvidos en accesos y seguimientos.
• Mejor trazabilidad en CRM.
• Escalabilidad limitada por coste, soporte, calidad de datos y cumplimiento RGPD.